Welche Dokumente müssen erstellt werden, wenn geplant ist die existierende Einzelfirma in eine juristische Person (GmbH oder AG) umzuwandeln?
Gründerbericht
Der Gründerbericht gibt Auskunft über die Art, den Zustand und die Bewertung der Sacheinlagen. Das heisst, Sie müssen im Gründerbericht offenlegen, wie Sie die einzelnen Bilanzpositionen bewertet haben und ob diese frei verfügbar (also keine Eigentumsvorbehalte, Abtretungen oder Verpfändungen) vorhanden sind. Auch ist die Vollständigkeit zu bestätigen.
Sacheinlage- oder Sachübernahmevertrag
Darin werden die Sacheinlagen genau bezeichnet (Inventarliste) und der Übernahmepreis definiert (meistens das Eigenkapital der Einzelfirma). Ebenfalls wird die Aufteilung der Stammanteile / Aktien der Gründer bekannt gegeben und der Zeitpunkt in dem Nutzen und Gefahr übergehen bestimmt.
Übernahmebilanz
In der Übernahmebilanz sind die Aktiven und Passiven der Einzelfirma aufzulisten, welche in die GmbH übergehen.
Prüfungsbestätigung
Bei einer Umwandlung bedarf es einer Prüfungsbestätigung durch einen zugelassenen Revisor (RAB). Dieser muss bestätigen, dass die Übernahmewerte den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechen bzw. die Aktiven dürfen nicht überbewertet und die Passiven nicht unterbewertet sein. Stille Reserven sind erlaubt.
Statuten
Die neu zu gründende GmbH muss Ihre Statuten erstellen. Darin sind enthalten: Bezeichnung der Firma, Zweck, Zusammensetzung Stammanteile, Aktien, Aktienbuch, Übertragung von Namensaktien, Gesellschaftsorgane, Befugnisse der Generalversammlung, Einberufung der Generalversammlung, Universalversammlung, Quorum, Stimmrecht und Beschlussfassung, Wahl und Amtsdauer des Verwaltungsrates, Befugnisse und Aufgaben Verwaltungsrat, Verwaltungsratssitzungen, Revisionsstelle, Geschäftsjahr, Auflösung und Liquidation.
Revisionsstelle
Die Revisionsstelle ist zu wählen. Diese muss dem Notar nachher eine Wahlannahmeerklärung zukommen lassen, in der sie bestätigt, dass sie gewillt ist für die neu zu gründende GmbH die neue Revisionsstelle zu werden.
Achtung: Denken Sie bei der Revisionsstelle daran, dass Sie evtl. auch die Möglichkeit eines Opting out haben. Falls dies bei Ihnen eintrifft, ist dies bereits bei der Gründung bekanntzugeben und die Statuten entsprechend anzupassen.
Steuern
Sie können eine Einzelfirma rückwirkend in eine juristische Person umwandeln. Das heisst Sie können im z.B. im April eine Umwandlung auf den 1.1.2019 vornehmen. Denken Sie aber daran, dass die Steuerverwaltung eine rückwirkende Gründung nur akzeptiert, wenn sie innert 6 Monaten geschieht. Also auf den 1.1.2019 muss die Gründung vor dem 30.6.2019 erfolgen.
Eine Umwandlung einer Einzelfirma in eine juristische Person ist steuerlich neutral, d.h. es fallen keine Steuern an. Dies aber nur, wenn die Firma in der Schweiz bleibt, zu Buchwerten übergeben wird. Es gilt danach eine Sperrfrist von 5 Jahren.
Deshalb ist bei einer Nachfolgeplanung die Umwandlung frühzeitig zu planen, damit die Sperrfrist eingehalten werden kann. Ansonsten wird steuerlich über die stillen Reserven abgerechnet.
Guten Tag,
Die im Zusammenhang mit der Rechtsformumwandlung einer Einzelfirma in eine AG entstehenden Kosten können doch als Geschäftsaufwand verbucht werden.
Dürfen diese Kosten der Vorbereitung, wie z.B. Beratung zur Umwandlung, Sacheinlage- oder Sachübernahmevertrag, Prüfungsbestätigung, etc., die im Geschäftsjahr der Einzelfirma angefallen sind und bezahlt werden, in der Buchhaltung der Einzelfirma als Aufwand verbucht werden? Falls nein, wie ist dann zu verbuchen?
Besten Dank für einen Hinweis.
Normalerweise wird eine Umwandlung von einer Einzelfirma in eine juristische Person (GmbH oder AG) rückwirkend per Abschlussdatum der Einzelfirma (im Normalfall per 31.12) umgewandelt. Das heisst, das die Einzelfirma per 1.1. in eine juristische Person umgewandelt wird. Die GmbH oder AG existiert dann per 1.1. und die Gründungskosten fallen in der Geschäftstätigkeit der juristischen Person an. Die Kosten sind dann in der GmbH oder AG entweder als Aufwand oder als Gründungskosten (Aktivierung) zu verbuchen. Steuerlich wird eine rückwirkende Gründung akzeptiert, wenn die Gründung spätestens 6 Monate nach dem Abschlussdatum (in unserem Beispiel also spätestens bis 30.6.) abgeschlossen ist.
Sollte eine rückwirkende Umwandlung nicht mehr möglich sein (Frist abgelaufen), müsste die Einzelfirma zuerst liquidiert und danach die GmbH / AG gegründet werden. Die Gründungskosten sind auf jeden Fall aber in der Buchhaltung der juristischen Person zu verbuchen und nicht in der Einzelfirma. Achtung: Bei einer Liquidation der Einzelfirma würden die stillen Reserven besteuert werden. Deshalb lohnt sich eine Umwandlung, welche nicht rechtzeitig erfolgt in den wenigsten Fällen.
Wenn Ihr also die GmbH / AG bar gründet oder nach der Frist umwandelt, dann können die Gründungskosten auf jeden Fall als Anfangsinvestitionen in der Bilanz der juristischen Person aufgenommen werden. Sollte die Umwandlung rechtzeitig erfolgen, wird die Buchhaltung der Einzelfirma einfach weitergeführt als GmbH oder AG. Achten Sie dann aber darauf, dass Sie die Konti per 1.1. der Kapitalgesellschaft anpassen, sich einen Lohn auszahlen und keine privaten Bezüge mehr über die Firma laufen lassen.
Treuhand Germann
Sabine Germann
Um eine GmbH beim Notar zu gründen oder eine Einzelfirma dahingehend umzuwandeln, bedarf es natürlich auch der Wahl der Revisionsstelle. Wie Sie bereits anführen, stellt diese dem Notar die Wahlannahmeerklärung zu. Die Option des Opting Out sollte einem dabei geläufig sein. Vielen Dank.
Ist richtig. Auf den Begriff des Opting Out gehen wir in einem eigenen Bericht weiter ein.
Das Wort Opting Out ist im Bericht deshalb rot gefärbt, damit dort mit einem Klick auf das Wort auf den Bericht zum Opting Out gewechselt werden kann.
Ich habe mir den Bericht vom Opting Out angesehen und werde diesen dann noch weiter konkretisieren (ist etwas mager ausgefallen).
Treuhand Germann
Sabine Germann
Guten Tag
Wie sieht es mit bestehenden Verträgen aus. Laufen die bei der GmbH danach einfach weiter, oder kann man aus jedem Vertrag aussteigen da die Einzelfirma dann nicht mehr existiert?
Gibt es da einen Unterschied ob die Einzelfirma vorher Liquidiert wird?
Eine Umwandlung einer Einzelfirma in eine GmbH (oder juristische Person) erfolgt normalerweise mit der Vermögensübertragung gemäss Fusionsgesetz.
Im Fusionsgesetz wird nicht explizit geregelt, ob die Verträge ohne Zustimmung einer Drittpartei übergehen oder nicht.
Deshalb empfiehlt es sich die Vertragsparteien über die bevorstehende Umwandlung zu informieren. In der Praxis werden die Verträge mit dem Zusatz „GmbH“ (oder mit dem neuen Namen) weitergeführt.
Theoretisch ist es dann natürlich auch möglich aus einem Vertrag auszusteigen, da die Vertragspartei ja nicht mehr existiert. Aber wie bereits erwähnt, würde ich dies vorher im Einzelfall klären.
Es ist in einem Streitfall nicht sicher, wie die Gerichte im Einzelfall entscheiden, da es wie gesagt im Gesetzestext nicht aufgenommen wurde und damit Spielraum für beide Seiten gibt.
Bei einer Liquidation der Einzelfirma und einer Neugründung (z.B. Bargründung), gehen auf jeden Fall alle Verträge unter und die neue GmbH kann dann wieder eigene Verträge abschliessen.
Aber Achtung: Bei einer Liquidation der Einzelfirma muss dann auch über alle stillen Reserven abgerechnet werden, d.h. es ist dann nicht steuerneutral.
Welche Form gewählt wird (Umwandlung oder Liquidation) ist in jedem Einzelfall abzuwägen.
Treuhand Germann
Sabine Germann
Vielen Dank, für die rasche und kompetente Antwort 🙂